Die Arbeitsmethoden und damit auch die Rolle des Sekretariatswesens haben sich in den letzten Jahren zunehmend sehr umfangreich verändert. Der digitale Wandel, die Weiterentwicklung der Künstlichen Intelligenz (KI) sowie immer neue Arbeitsmodelle haben daran entscheidenden Anteil. Unternehmen sind darauf angewiesen, auf allen Ebenen effizienter zu agieren und ihre Ressourcen zu bündeln. Das Berufsfeld des Sekretariats wird auch in Zukunft gefragt sein, jedoch angepasst an moderne Technologien und die Möglichkeiten, die sich beispielsweise durch einen professionellen Sekretariatsservice ergeben.
Veränderung durch Digitalisierung
Im Rahmen der Digitalisierung hat sich der gesamte komplexe thematische Bereich des Sekretariatswesens grundlegend neu aufgestellt. Automatisierte Prozesse zählen zu den wichtigsten Faktoren, um Arbeitsverläufe zeitsparend und zuverlässig gestalten zu können. Ursprünglich zeitintensive Tätigkeiten sind dank passender Softwarelösungen immer schneller umsetzbar. Routineaufgaben werden längst von virtuellen Assistenten geleistet. Auch der Umgang mit der Datenverwaltung wird aufgrund passender Systeme für das Dokumentenmanagement deutlich einfacher.
Sämtliche Tätigkeiten, die im Sekretariatswesen vorkommen, werden durch vielfältige digitale Systeme, die in Zukunft immer mehr Einzug halten, beschleunigt. Sogenannte virtuelle Assistenzen, die auf maschinellem Lernen basieren, organisieren komplexe administrative Tätigkeiten selbstständig. Fachkräfte im Sekretariatsbereich bilden sich kontinuierlich weiter und erwerben so mehr digitale Kompetenz.
Mehr Flexibilität durch Serviceleistungen
Durch die Digitalisierung sind Unternehmen auf flexible Lösungsmodelle angewiesen. Kosteneffizienz steht ebenso im Fokus wie ein Dienstleistungsangebot, das klassische Aufgaben eines Sekretariats übernimmt. Hier ist ein spezialisierter Sekretariatsservice hilfreich, der als externer Dienstleister die gesamte Palette an Aufgaben des Sekretariatswesens übernimmt. Unternehmen haben so die Möglichkeit, sich verstärkt auf ihre internen Ressourcen zu fokussieren.
Serviceleistungen lassen sich vielseitig einsetzen, von der Übernahme einzelner strategisch relevanter Tätigkeiten bis hin zur vollständigen Unternehmensorganisation.
Mögliche professionelle Serviceleistungen sind hier beispielsweise:
- Abwicklung von Telefonaten - Organisation von E-Mails - Planung der Termine - Übernahme von Schreibarbeiten und Diktaten - Erledigen von Recherchen
Die Zunahme von Spezialisierungen
In Zukunft wird die wachsende Spezialisierungsanforderung an Mitarbeiter des Sekretariatswesen eine der wichtigsten Herausforderungen sein. Die Aneignung relevanter technologischer Fachkenntnisse und digitaler Lösungen ist unverzichtbar. Das bedeutet für Unternehmen, ein Angebot an passenden Weiterbildungen bereitzustellen, damit sich die Fachkräfte an die jeweiligen Anforderungen kontinuierlich anpassen können.
Thematische Spezialisierungen werden zunehmend relevanter. Während eine berufliche Tätigkeit im Sekretariatswesen früher eine Art Allroundwissen in vielen Arbeitsfeldern voraussetzte, entwickeln sich mittlerweile immer mehr fachtypische Spezialisierungen, die in verschiedene Richtungen gehen. Digitales Marketing gehört ebenso dazu wie kompetente Softwarekenntnisse.
Auch die Remote-Arbeit wird weiterhin zunehmen. Es ist in vielen Branchen nicht mehr erforderlich, vor Ort im Unternehmen zu arbeiten. Dies erfordert jedoch eine sehr gute Fähigkeit der Organisation und gleichermaßen Selbstorganisation. Zahlreiche Tätigkeiten lassen sich ideal im Homeoffice umsetzen, was wiederum zu einer Verbesserung der Work-Life-Balance führt.
Grundsätzlich wird sich das Sekretariatswesen immer mehr als Bindeglied zwischen unterschiedlichen unternehmerischen Bereichen und hierarchischen Ebenen etablieren. Umfangreiche Soft Skills sowie kommunikative Eigenschaften sind hier ebenso gefragt wie Lösungsorientierung und Kreativität im Umgang mit sich ständig verändernden Anforderungen.
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