Komplette Zeiterfassungssysteme kommen zum Einsatz, sie verfügen über ein oder mehrere Terminals – abhängig von der Größe des Unternehmens, die mit elektronischen Stempelkarten arbeiten und vernetzt sind. Mit einer Zeiterfassungssoftware gelangen die Daten auf den PC. Auch die mobile Zeiterfassung ist möglich, dafür werden Apps für Smartphones angeboten. Die Mitarbeiter können sich über das Smartphone registrieren, die Daten gelangen genauso wie von den Terminals in Echtzeit auf den PC und können sofort ausgewertet werden.
In modernen Unternehmen stellt die Zeiterfassung eine wichtige Planungshilfe dar. Die tatsächliche Arbeitszeit der Mitarbeiter wird erfasst, ebenso können Fehlzeiten der Mitarbeiter, zu denen Urlaub, Krankheit oder Weiterbildung gehören, in das System eingepflegt werden. Bei der Urlaubsplanung unter Berücksichtigung der Wünsche der Mitarbeiter können Überschneidungen vermieden werden, die Urlaubsvertretung wird planbar. Die Zeiterfassungssysteme bieten einen Überblick über die tatsächliche Anwesenheit und Arbeitszeit der Mitarbeiter, der Personaleinsatz kann abhängig von geleisteten Überstunden und Fehlzeiten geplant werden. Da Überstunden gezielt abgebaut werden können, sind Kosteneinsparungen möglich. Auch die Mitarbeiter erhalten mit der Zeiterfassung einen Überblick über ihre tatsächliche Arbeitszeit, sie können in Absprache mit Vorgesetzten Fehlzeiten ausgleichen oder Überstunden abbauen.
Der Einsatz der Mitarbeiter kann mit Hilfe der Zeiterfassung projektbezogen geplant werden, da die Arbeitszeit der Mitarbeiter für ein Projekt erfasst werden kann. Auch die mobile Zeiterfassung kann dabei berücksichtigt werden, beispielsweise, wenn Mitarbeiter auf Baustellen eingesetzt sind. Anhand der Daten aus der Zeiterfassung ist die Planung des Mitarbeitereinsatzes auch für künftige Projekte möglich.
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