Heute werden moderne Zeiterfassungssysteme angewendet, die eine echte Arbeitserleichterung darstellen. Elektronische Terminals erfassen die Arbeitszeit, indem die Mitarbeiter ihre elektronischen Stempelkarten einschieben, wenn sie kommen und gehen. Zum Zeiterfassungssystem gehört eine Zeiterfassungssoftware, die alle erforderlichen Auswertungen innerhalb kürzester Zeit vornimmt und die Informationen per Mausklick liefert. Die Daten gelangen vom Terminal auf den PC; in Unternehmen, in denen Mitarbeiter im Außendienst oder auf Baustellen tätig sind, kann die mobile Zeiterfassung mit Smartphone und App erfolgen. Die mobile Zeiterfassung wird in das Zeiterfassungssystem integriert, die Daten gelangen über die App an den PC.
Die Zeiterfassungssysteme sind als Standardlösungen verfügbar, doch können auch individuelle Lösungen für Unternehmen entwickelt werden. Die Zeiterfassungssysteme können abhängig von der Größe des Unternehmens und der im Unternehmen vorherrschenden Arbeitszeit gestaltet werden, beispielsweise Gleitzeit oder Schichtdienst. Die Zeiterfassungssoftware kann unternehmensspezifische Auswertungen ermöglichen; nicht nur tatsächliche Arbeitszeit, Überstunden und Fehlzeiten sind ersichtlich, sondern auch Auftragszeiten können erfasst werden.
Die Zeiterfassungssysteme informieren die Vorgesetzten, aber auch die Mitarbeiter selbst darüber, ob viele Überstunden geleistet oder Fehlzeiten zu verzeichnen sind. Im System können Urlaubszeiten der Mitarbeiter hinterlegt werden, ebenso können Fehlzeiten durch Krankheit oder Weiterbildung erfasst werden. Abhängig vom Unternehmen und den dort benötigten Informationen kann die Zeiterfassungssoftware gestaltet werden, für die verantwortlichen Mitarbeiter können Zugriffsrechte definiert werden. Die Vorgesetzten, die Mitarbeiter in der Personalabteilung und in der Lohnabrechnung, aber auch die Mitarbeiter in der Auftragsplanung können auf die entsprechenden Informationen zugreifen.
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